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关于对档案馆专项资产清查的情况通报

   按照学校的要求和《华中师范大学国有资产管理暂行办法》(华师行字[2008]71号)文件精神,由国资办牵头,会同人事处、财务处、审计处、实验室与设备管理处等单位组成的专项资产清查工作小组于12月12日对档案馆进行了搬迁后的专项资产清查工作,现将清查情况通报如下:  

一、领导高度重视,工作方案部署周密。

搬迁新馆不仅仅是简单的办公地方的变换,更重要的是为档案馆全面提升管理水平带来重要契机,因此,全馆上上下下全体工作人员高度重视此项工作。

1、深入调研,制定方案。搬迁之前,档案馆领导带领工作人员外出考察调研,在此基础上,深入探讨研究制订新馆建设方案,根据国家颁布的《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》,结合档案馆实际,研究制订出《档案馆新馆建筑规划及使用面积分析》、《档案馆新馆建筑规划设计方案》、《档案馆新馆搬迁建设经费预算及情况说明》等具有建设指导性的方案。

2、科学规划,合理布局。科学会堂是档案馆永久性馆址,在规划设计上必须讲求科学性和前瞻性。他们根据档案馆收集、整理、保管、利用等工作的需要,结合我校档案工作规模,科学分区合理地划分出库房区、对外服务区、业务技术区、办公区和附属用房区等,实现档案集中统一保管、为提高档案现代化管理水平和提高资产使用率奠定了基础。

3、领导挂帅,责任到人。为保证搬迁工作的顺利进行,档案馆成立了以馆长为组长的搬迁工作责任小组,负责整个搬迁工作的筹备和组织,除此之外,他们还制订了周密的搬迁方案,从搬迁前的清理准备到搬迁后的检查核实责任落实到人,调动全馆工作人员,团结协作,安全高效完成搬家任务。

二、搬迁安排具体,落实到位,保证资产的安全与完整。

1、妥善安置存量资产。在搬迁前,他们对馆里的存量资产进行了全面清理。一是将馆内设备和家具进行仔细清点,按照《华中师范大学国有资产处置实施细则》的相关规定要求,及时将需报废的物品清理出来,并填写国有资产处置申报表,上报学校相关部门申请处置;二是对不能搬迁的设备进行调拨处理;三是对需搬迁至新馆的每一件资产进行登记造册,并落实相应责任人。搬迁完成后,又依照清单对资产进行一一核对,避免了搬迁过程中资产丢失。通过专项清查小组现场对设备、家具、图书的物、卡、账的查看和对照,没有发现资产流失的情况。

2、合理规划增量资产。此次搬迁,学校在财力上给予了极大支持。为了使学校有限资源得到高效利用。档案馆在搬迁之前,根据档案馆建设与发展的实际需求,制订了详细的新馆搬迁建设经费预算方案,并严格按照《华中师范大学国有资产管理暂行办法》的规定采购设备、档案专用装具及办公家具,为档案馆现代化建设打下了坚实的基础。对于新添置的资产,按照学校相关规定办理了验收手续,并一一贴上标签,建立资产数据库,做到账物相符。

3、全力维护档案资产。学校档案是学校发展的历史记录,是不可再生的珍贵史料和华师的精神财富,凝聚了几代档案人的心血,因此,档案搬迁是他们此次搬迁的重中之重,搬迁过程必须确保档案绝对安全。为保证这些档案在搬迁过程中安全有序,搬迁前将库藏档案进行了全面清理,将每一盒(件)档案进行标识、登记,并分门别类,列出详细清单;为防止档案在搬迁过程中受损,为每盒档案量身定做了专用包装箱;为避免搬运工人的野蛮装卸,确保档案在搬迁中万无一失,在搬迁过程中所有档案从老馆的下架、装箱、打包及搬运到新馆后的拆包、上架等环节,都由档案馆工作人员亲自动手,档案入库后又逐一清理核对,确保了档案搬迁安全与完整。

三、资产管理规范。

1、档案馆资产账目详细、规范,并有专人管理,各项规章制度健全,并且都上墙。

2、档案馆在搬迁中注意了节约的原则,能用的资产尽可能地留用,没有出现资产损坏和随意丢弃资产的现象。

四、目前存在的主要问题:由于档案馆女同志多,且年龄普遍偏大,大部分都在50岁以上。另外,由于档案管理工作专业化强和信息化高,因此档案馆的队伍特别是管理人事档案的人员缺少。

国有资产管理办公室

     二〇一二年十二月十八日

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